Deconnecteren, must-do of nice-to-have in jouw organisatie?

De regelgeving streeft duidelijk na om in te spelen op deze nieuwere vormen van werken.

Zo voorziet de Relancewet van 26 maart 2018 dat werkgevers “op regelmatige tijdstippen en telkens wanneer de werknemersvertegenwoordigers in het Comité (= Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk) erom verzoeken“, te overleggen over deconnectie van het werk en het gebruik van digitale communicatiemiddelen.

De arbeidsdeal (in de Wet van 3 oktober 2022 en in werking van januari 2023) gaat nog wat verder en voorziet een recht op deconnectie. Werkgevers met 20 werknemers of meer zijn verplicht om op organisatieniveau afspraken vast te leggen over het recht op deconnectie en het gebruik van digitale hulpmiddelen.

Enerzijds moet de werkgever praktische afspraken uitwerken die deconnectie waarborgen en expliciet benadrukken dat de werknemer het recht heeft om zich buiten de werkuren (verlof, weekend, avond, pauzes…) niet te connecteren. Daarbij moet de werkgever richtlijnen voorzien over het gebruik van professionele digitale communicatiemiddelen.

Anderzijds moet de werkgever vormings- en sensibiliseringsacties te voorzien over het verstandig gebruik van digitale hulpmiddelen en de risico’s die verbonden zijn aan overmatige connectie, en dit zowel gericht naar de werknemers toe als naar het leidinggevend personeel.

Deze afspraken moeten worden opgenomen in een collectieve arbeidsovereenkomst of in het arbeidsreglement. (Indien op sectorniveau een algemeen verbindend verklaarde cao werd afgesloten over deconnectie, dan vervalt de verplichting om op ondernemingsniveau hieromtrent een collectieve arbeidsovereenkomst af te sluiten of bepalingen hieromtrent op te nemen in het arbeidsreglement).

De arbeidsdeal is sinds januari 2023 in voege. Na 3 jaar implementatie is het een goed idee om je beleid rond deconnectie te evalueren! Dit kan op verschillende manieren, bv. via het CPBW of een werkgroep, via een korte enquête gericht aan de medewerkers of geïntegreerd in de psychosociale risicoanalyse.

Denk aan volgende aandachtspunten:

• Laat zo mogelijk een bepaalde mate aan flexibiliteit toe zodat een goede balans tussen werk en privéleven mogelijk is
• Benadruk expliciet dat de werknemer recht heeft om niet te connecteren buiten de werkuren (bv. feest- en vakantiedagen, weekenden, avonden, middagpauzes, ziekteverlof,…)
• Evalueer uw richtlijnen over het gebruik van professionele communicatiekanalen (o.a. smartphone, e-mail, apps)
• Integreer het beleid rond deconnectie in uw Welzijnsbeleid en/of HR-policy, en heb specifiek aandacht voor uw procedure omtrent contact houden met de werknemer gedurende arbeidsongeschiktheid (cf. wijziging RIT 3.0 in werking op 1 januari 2026)
• Heb aandacht voor werknemers die permanentie/stand-by opdrachten voorzien of door de aard van hun werk op regelmatige basis buiten de onderneming (thuiswerk, bij klanten) of buiten de reguliere uren werken (avond-/nachtwerk)

Zorg dat je beleid leeft!

• Voorzie vormingen/infocharts over uw beleid en richtlijnen
• Voorzie sensibilisering over de risico’s die verbonden zijn aan hyper-connectie aan leidinggevenden en personeel

Tip: Schakel Cohezio in om u te begeleiden bij de opmaak/evaluatie van uw beleid en bij het bieden van deze vormingen!

Dan kan de opleiding Deconnectie: een tool voor verantwoordelijk management van băo academy een sterke aanvulling zijn. In deze opleiding leren leidinggevenden de psychosociale impact van hyperconnectie beter begrijpen, signalen van digitale overbelasting herkennen en concrete afspraken uitwerken die deconnectie in hun team bevorderen, zonder de werking van de organisatie uit het oog te verliezen. De opleiding duurt één dag, is bedoeld voor leden van de hiërarchie en wordt gegeven door preventieadviseurs psychosociale aspecten van Cohezio.

• Als leidinggevende neem je een voorbeeldrol op in je organisatie:
  • Sta stil bij je eigen gedrag:
    • Wanneer en hoe connecteer/deconnecteer jij?
    • Wat verwacht je op vlak van connectie/deconnectie van je medewerkers?
    • Op welke manier moedig je productiviteit aan? Op welke manier motiveer jij mentale ontkoppeling?
  • Noteer punten ter verbetering en walk your talk!
• Ga na een sensibiliseringssessie over het topic in gesprek met je team om de vertaalslag te maken van theorie naar praktijk:
  • Wat is jullie vooral bijgebleven van de sensibiliseringssessie?
  • Wat doen we al goed? (bv. pauzes nemen, routine, stilteruimtes)
  • Wat kan nog beter? (bv. van multitasken naar singletasken, uitgesteld mails versturen zodanig dat mails enkel tijdens de werkuren verstuurd worden)
  • Wat doen we, maar is eigenlijk niet helpend noch voor productiviteit noch voor mentale rust? (bv. mails/berichtjes sturen buiten de werkuren)
  • Waar kunnen we mee starten? (bv. zichtbaar maken of ik bereikbaar ben of een pauze neem, afspreken in welke situaties we een collega wél kunnen contacteren buiten de werkuren zoals overmacht/noodsituatie/onvoorziene omstandigheid)
  • Leg eventuele specifieke afspraken vast op teamniveau
• Geef richtlijnen, maar laat ook een bepaalde mate van flexibiliteit toe zodat een goede balans tussen werk en privéleven mogelijks is:
  • Zo kunnen medewerkers persoonlijke – tijdelijke of definitieve – omstandigheden hebben waardoor het moeilijk is om zich bijvoorbeeld strikt aan de werktijden te houden. Glijdende werkuren, indien mogelijk, kan helpend zijn zodat elke medewerker zijn of haar eigen balans kan vinden.
  • Een ander voorbeeld: Voor sommige medewerkers kan het stress verminderen als die tijdens zijn of haar vakantie een paar keer zijn of haar e-mails checkt. Zelfs als het in eerste instantie ten koste gaat van de vakantietijd, vermindert het de stress van de terugkeer naar het werk. Elke medewerker zou dus moeten uitproberen wat voor hem of haar het beste werkt. Een manager die merkt dat een medewerker tijdens zijn of haar vakantie constant e-mails bekijkt en beantwoordt, moet echter wel een gesprek met die medewerker aangaan om hem of haar eraan te herinneren dat dit niet de norm is en niet verwacht wordt. Ook kan de manager de redenen voor dit gedrag onderzoeken en evalueren welke maatregelen genomen kunnen worden om de stress van de terugkeer naar het werk te verminderen.
• Heb aandacht voor signalen van hyperconnectiviteit, gezien dit kan leiden tot stress en overbelasting!
  • Ga in gesprek met je werknemer bij signalen
  • Bespreek welke acties de medewerker kan helpen bij de balans, connectie – deconnectie, productiviteit – mentale rust
  • Geef mogelijkheid spontane consultatie bij de preventieadviseur arbeidsarts en/of een eerste gesprek bij de preventieadviseur psychosociale aspecten aan

Deconnecteren is geen nice-to-have, maar een essentieel onderdeel van werkbaar werk. Duidelijke afspraken zijn nodig, maar ze maken pas echt verschil wanneer ze ook dagelijks worden toegepast, in de manier waarop collega’s communiceren, leidinggevenden het goede voorbeeld geven en teams samen bepalen wat bereikbaarheid wel en niet betekent. Zo wordt deconnectie niet alleen een juridisch recht, maar vooral een concrete hefboom voor meer mentale rust, betere samenwerking en een gezondere balans tussen werk en privé.

Artikel geschreven door Carelle Bondroit, Process manager Psychosocial Risk Management