De l’importance de garder un contact positif avec les collaborateurs absents de longue durée

Lorsque vous êtes informés de la durée d’absence d’un collaborateur de votre équipe et que celle-ci s’annonce longue, il est important que le N+1 communique vers le reste de l’équipe. Il n’est pas nécessaire de rentrer dans les détails mais d’informer les collègues de la durée de l’absence, d’un possible repositionnement de l’équipe (reprise de dossiers urgents, etc.). Aussi, encourager et reconnaitre les efforts réalisés par l’équipe pour pallier les manquements relatifs à l’absence de l’employé malade est souvent bien pris.

De plus, si le travailleur absent prolonge son arrêt maladie, il conviendra peut être d’assurer son remplacement. En informer l’équipe est évidemment important.

Cet entretien est une étape essentielle pour favoriser la transition vers le retour au travail.

Idéalement, le tête-à-tête devra avoir lieu le jour même du retour. En tant que N+1, veillez à bloquer une plage horaire suffisante dans votre agenda pour le mener. N’attaquez surtout pas bille en tête en demandant au collaborateur pourquoi il a été absent. Trop de managers sont tentés de chercher la «vraie» raison, en oubliant qu’ils n’ont pas à la connaître, car elle est d’ordre privé. Demandez-lui plutôt comment il se sent et comment il envisage la reprise. Evitez de lui tenir un discours sur les bienfaits du travail, qui sera presque toujours mal perçu.

Faites surtout sentir au collaborateur qu’il est le bienvenu. Il s’agit d’un entretien de retour et certainement pas correctif ! Prenez le temps qu’il faut, et tentez de respecter le déroulé suivant :

• Informez-vous tout d’abord de la santé du collaborateur, mais évitez de parler de la maladie proprement dite. (Exemple : Bonjour, heureux de vous revoir parmi nous ! Comment allez-vous ? Comment vous sentez-vous ? En forme pour reprendre le travail ?)
• Examinez avec lui s’il est en état d’effectuer toutes ses tâches.
• Vérifiez si certains aspects de sa situation de travail peuvent être liés à sa maladie. Si c’est le cas, le cœur de l’entretien portera donc sur les causes éventuelles liées au travail : contenu du poste, conflits avec des collègues, des supérieurs ou des clients… Cherchez alors ensemble des solutions en lui proposant d’éventuels aménagements. S’il a émis le souhait de redémarrer en douceur, vous pourrez, avec son accord, alléger sa charge de travail pendant une période déterminée, quitte à redistribuer certains de ses dossiers aux autres membres de l’équipe, à revoir ses délais et à gérer vous-même d’éventuels clients mécontents. Autre option : assouplir provisoirement ses horaires, le temps qu’il reprenne ses marques. Mais attention à ne pas aller trop loin : les aménagements importants ne sont envisageables que dans le cadre d’une prescription médicale et avec l’accord des assurances. Pour les points épineux et conflictuels, n’hésitez pas à consulter les spécialistes : DRH, médecin du travail, juriste, conseiller en prévention … Si le collaborateur souffre de séquelles physiques (handicap, fragilité postopératoire…), ne tardez pas à aménager son poste de travail. Parfois, des adaptations minimes suffisent : rehausser un siège, modifier l’emplacement du bureau. Enfin, si l’arrêt est la conséquence d’un mal-être au travail, réfléchissez à un changement managérial, à des formations appropriées…
• Discutez du travail, par exemple des modifications de la réglementation, de la méthode de travail, des nouveaux collègues. Informer le collaborateur des événements survenus en son absence permet de l’aider à se reconnecter à son environnement professionnel. Vous pouvez, en revanche, vous attarder davantage sur des faits relatifs à sa mission. Une bonne occasion de lui confirmer l’importance de son rôle. Si vous ne le faites pas, il risque de penser : «Que je sois là ou pas, on ne s’en aperçoit pas, la boutique tourne sans moi.» Ce qui encourage l’absentéisme. Revenez sur les contrats conclus, sur les perspectives de développement à court et moyen terme. Votre version des faits est d’autant plus importante qu’elle peut différer de celles des collègues. Enfin, gardez-vous d’exprimer l’embarras que son absence a causé («Tu nous as manqué, c’était dur sans toi»). Ce que vous prenez pour un compliment pourrait avoir des effets pervers, comme celui de culpabiliser le collaborateur.
• Mettez-vous d’accord :
  • Consignez par écrit les accords passés
  • Remettez un double au collaborateur
• Fixez avec lui une date pour un entretien de suivi

Après l’entretien, restez régulièrement en contact avec le collaborateur pour voir si le retour au travail se passe bien, en vous informant par exemple auprès de lui à la fin de la première journée de travail.
N’hésitez jamais non plus, si nécessaire, à faire appel aux personnes ou services suivants: service social, service RH, personne de confiance, conseiller en prévention, médecin du travail, …
1 : Réintégration des travailleurs en incapacité de travail : informations générales et procédure à suivre
2 : N+1 = Supérieur hiérarchique direct

Virginie Di Giamberardino
Conseillère en Prévention pour les Aspects psychosociaux