21 mei 2017

Blijf op een positieve manier in contact met langdurig afwezige werknemers

Met dit artikel willen we een algemene aanbevelingen aanreiken die de werkgever kunnen helpen de duur van de afwezigheid zoveel mogelijk in te perken en zijn werknemers de draad opnieuw te doen oppakken in gunstige, doordachte en onderling afgesproken omstandigheden.

De werkgever heeft verschillende goede redenen om op een positieve manier in contact te blijven met een werknemer die langdurig afwezig is :

Blijk geven van interesse in de toestand van de medewerker
Contact behouden tussen de werknemer en de organisatie
Op de hoogte blijven van het genezingsproces en van de mogelijkheid tot hervatting van het werk
Bepalen of de oorzaak van de afwezigheid al dan niet werkgerelateerd is, en op basis daarvan dit onderwerp bespreekbaar te maken.

Het behouden van contact dient uiteraard te gebeuren met toestemming van de werknemer en met het nodige respect voor diens privéleven.

Verschillende personen kunnen contact opnemen met de afwezige werknemer: de N+1 ¹, iemand van de personeelsdienst, de vertrouwenspersoon, enz.

Het contact kan de volgende vormen aannemen :

Regelmatig een telefoontje. Dat telefoontje dient naar behoren te worden voorbereid. Men dient blijk te geven van empathie, en voldoende tijd uit te trekken voor het gesprek. Aandachtig luisteren naar de medewerker is essentieel. Voorzie ongeveer elke twee weken een telefoontje en hou zoveel mogelijk rekening met het volgende verloop van het gesprek:
- Begin met vragen over de gezondheidstoestand (bv.: Hoe gaat het ? Is er vooruitgang ? Ga je nog op vervolgconsultatie bij de arts ? Wat heeft de arts gezegd over de duur van de afwezigheid ?).
- Laat merken dat de afwezigheid een impact heeft op de organisatie, maar let op dat dit niet overkomt als een verwijt of als een manier om druk uit te oefenen op de medewerker. Maak duidelijk dat u nog steeds rekent op een zo snel mogelijke terugkeer.
- Leg uit hoe het er aan toe gaat op de werkvloer (opvolging van zijn dossiers, eventuele veranderingen in de structuur, andere regels, nieuwe klanten, enz.). Vraag bijvoorbeeld : is er iets dat je wil weten over de gang van zaken hier ?
- Vraag wanneer hij zou willen terugkomen en spreek samen af wanneer je terug contact zal opnemen. (bv.: Wanneer denk je dat je terug aan de slag kunt ? Wanneer nemen we opnieuw contact op ? Bel ik jou of jij mij ?)
- Vraag de medewerker om langs te komen op de dag van zijn terugkeer, wanneer dit binnenkort is.
Stel indien nodig een bezoek voor door de personeelsdienst of de preventieadviseur-arbeidsgeneesheer.
Een geschreven boodschap : deze kan gebruikt worden om de medewerker te informeren over de door hem te ondernemen administratieve stappen en over de personen die hem daarbij kunnen helpen (wat betreft de administratieve aspecten, maar ook als luisterend oor, enz.). Indien de organisatie over een sociale dienst of over vertrouwenspersonen beschikt, kunnen deze laatsten ook een meer “persoonlijk” schrijven sturen waarin zij uitleggen wat hun rol en opdrachten inhouden en dat ze indien nodig tot zijn beschikking staan. Het kan nuttig zijn om te vermelden dat de medewerker contact kan opnemen met het psychosociaal departement van de Externe Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk (Tel. : 02 533 74 44 – E-mail: fos@cohezio.be).
Een bezoek aan huis : Dit kan uiteraard enkel na het verwittigen van de medewerker en het bekomen van diens akkoord. Over het algemeen doet men dit niet vòòr het verstrijken van dertig dagen afwezigheid. Het bezoek kan gebracht worden door de vertrouwenspersoon, een lid van de sociale dienst, de N+1, een collega, enz., naargelang de voorkeur van de afwezige medewerker. Opgepast, de personen die instaan voor het in contact blijven met de afwezige, moeten absoluut opgeleid zijn rond deze materie.

Breng het team op de hoogte

Zodra men meer weet over de (lange) duur van de afwezigheid van een medewerker van het team is het belangrijk dat de N+1 de rest van het team op de hoogte brengt. Het is niet nodig om in details te treden, maar geef de collega’s informatie over de duur van de afwezigheid en de mogelijke impact op het werk (het overnemen van dringende dossiers, enz.). Moedig inspanningen van het team om de afwezigheid van de zieke werknemer op te vangen aan en geef blijk van erkenning voor deze inspanningen, dat wordt vaak als positief ervaren.

Als het ziekteverlof van de afwezige werknemer wordt verlengd, kan het zijn dat vervanging wordt overwogen. Uiteraard is het belangrijk het team hierover te informeren.

Bereid het hervattingsgesprek voor

Dat gesprek is een onontbeerlijke stap om een terugkeer naar het werk zo gunstig mogelijk te doen verlopen.

Idealiter vindt de ontmoeting plaats de dag van de werkhervatting zelf. Voorzie als N+1 voldoende tijd in uw agenda. Begin vooral niet direct de medewerker uit te horen over de reden voor zijn afwezigheid. Te veel managers zijn geneigd te zoeken naar de “werkelijke” reden voor de afwezigheid, maar vergeet niet dat de medewerker het volste recht heeft om geen mededelingen te doen over zijn privézaken. Vraag liever hoe de medewerker zich voelt en hoe hij tegenover de werkhervatting staat. Vermijd het afsteken van een preek over de zegeningen van werken, dit wordt zo goed als altijd als onaangenaam ervaren.

Zorg vooral dat de medewerker weet dat hij welkom is. Het gesprek moet gaan over de terugkeer, het is zeker niet de bedoeling de medewerker de les te gaan lezen. Neem zoveel tijd als nodig is, respecteer het volgende verloop :

Informeer eerst en vooral naar de gezondheid van de medewerker, vermijd evenwel rechtstreeks over de gezondheidsklachten te spreken. (Voorbeeld: Goeiedag, het is fijn dat je terug onder ons bent ! Hoe gaat het ? Hoe voel je je ? Ben je er klaar voor om terug aan de slag te gaan ?)
Bekijk met hem of hij in staat is om al zijn taken uit te voeren.
Ga na of de gezondheidsklachten in verband staan met bepaalde aspecten van de werksituatie. Indien dit het geval is, zal de kern van het gesprek vooral gaan over de eventuele werkgerelateerde oorzaken : werkinhoud, conflicten met collega’s, oversten of klanten, enz. Zoek dan samen naar oplossingen en stel eventuele aanpassingen voor. Als de werknemer de wens uitdrukte om rustig opnieuw te starten, kan u, met zijn akkoord, zijn werklast voor een bepaalde periode verlichten. Bijvoorbeeld door sommige van zijn dossiers over te dragen naar andere medewerkers van het team, door deadlines te herzien of door eventueel zelf ontevreden klanten over te nemen. Een andere mogelijkheid : versoepel de uurroosters, geef de medewerker tijd om opnieuw zijn draai te vinden. Let echter op om hierin niet te ver te gaan : grote aanpassingen dienen steeds op doktersvoorschrift en met goedkeuring van de verzekeringen te gebeuren. Aarzel niet specialisten te raadplegen voor wat betreft heikele en conflictuele punten: HR, arbeidsgeneesheer, jurist, preventieadviseur enz. Indien er lichamelijke gevolgen zijn voor de medewerker (handicap, fragiliteit na een operatie, enz.), wacht dan niet met het aanpassen van diens werkpost. Soms volstaan minieme aanpassingen : een stoel iets hoger zetten, het bureau anders plaatsen. Indien de afwezigheid een werkgerelateerde oorzaak had, denk dan na over een verandering op het vlak van management, over nodige opleidingen, enz.
Wissel van gedachten over het werk, bijvoorbeeld indien er aanpassingen waren in de reglementering, de werkmethode, nieuwe collega’s, enz. Informeer de medewerker over wat er zoal gebeurd is gedurende zijn afwezigheid zodat hij terug aansluiting kan vinden bij zijn werkomgeving. Het gesprek kan ook toegespitst worden op datgene wat te maken heeft met de functie van de medewerker. Een goede gelegenheid om het belang van zijn rol in de organisatie nog eens in de verf te zetten. Indien u dat niet doet, riskeert u dat hij zal denken “Of ik er nu ben of niet: het maakt allemaal geen verschil, de organisatie draait zonder mij ook wel”. En zo’n houding werkt absenteïsme in de hand. Praat over afgesloten contracten en ontwikkelingsvooruitzichten op korte en middellange termijn. Uw versie van de feiten is des te belangrijker omdat ze kan verschillen van die van andere collega’s. Zorg er evenwel voor dat u niet de nadruk legt op de last die zijn afwezigheid heeft veroorzaakt (“We hebben je gemist, het was moeilijk zonder jou”). U kan dit misschien bedoelen als compliment, maar het kan de medewerker onbedoeld met een schuldgevoel opzadelen.
Maak afspraken :
- Stel gemaakte afspraken op schrift
- Voorzie ook een kopie voor de medewerker
Spreek een datum af voor een opvolgingsgesprek

Blijf na het gesprek in regelmatig contact met de medewerker om te zien of de terugkeer goed verloopt, bijvoorbeeld door hem op het einde van de eerste werkdag te vragen hoe het ging.

Twijfel ook nooit om, indien dit nodig is, een beroep te doen op de volgende personen of diensten : HR, vertrouwenspersoon, preventieadviseur, arbeidsgeneesheer, enz.

^{1. N+1 = directe hiërarchische overste}