De werkgever is wettelijk verplicht om een register bij te houden waarin de verklaringen worden opgenomen van de werknemers die het slachtoffer zijn geweest van ongewenst gedrag door derden. Deze verklaringen omvatten de data en een beschrijving van de feiten die werden veroorzaakt door derden op de arbeidsplaats. Ze vermeldt de identiteit van de werknemer niet.
Dit register wordt bijgehouden door de vertrouwenspersoon of de bevoegde preventieadviseur psychosociale aspecten van de EDPBW. Enkel de werkgever, de bevoegde preventieadviseur, de vertrouwenspersoon en de toezichthoudende ambtenaar hebben toegang tot dit register.
De bedoeling van het extern feitenregister is het uitvoeren van een risicoanalyse: op basis van de opgenomen verklaringen in het register zal de werkgever, in samenwerking met de bevoegde preventieadviseur psychosociale aspecten, een analyse uitvoeren met het oog op het nemen van passende preventiemaatregelen. Deze maatregelen kunnen van organisatorische of materiële aard zijn (bv. veiligheidsglas, alarmknop, …). De incidenten genoteerd in het register zullen opgenomen worden in het jaarverslag bestemd voor FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg.
De werkgever bewaart de verklaringen inzake de feiten die in het register zijn opgenomen, gedurende vijf jaar, te rekenen vanaf de dag dat de werknemer deze verklaringen heeft laten optekenen.
